Документы после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурой дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все ИПС на документы и издания.

Документы в зависимости от производственной необходимости и степени ограничения доступа допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу.
В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с документами добавляется указанная отметка об ограничении доступа.

При включении документа ограниченного доступа в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает отметку ограничения доступа и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел организации (учреждения).
В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов ограниченного доступа, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела. Например: " Документы "Для служебного пользования".

Срок хранения одного такого дела не устанавливается. а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).

По окончании делопроизводственного года дело ограниченного доступа просматривается экспертной комиссией организации (учреждения) полистно и, в случае необходимости принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы долговременного и постоянного хранения группируются в отдельное дело, которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку содержащихся в нем документов.

В дела с документами открытого делопроизводства. в которых по мере накопления материалов сосредоточиваются сведения ограниченного распространения, должны быть отнесены к аналогичной категории. На обложках этих дел также проставляется гриф ограничения доступа. Соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел.

9.1.7 Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа ограничения доступа

Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати. в передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения.
Дела и издания выдаются пользователям и принимаются от них под расписку в РКФ "Учета выдаваемых дел и изданий".
Снятие копий для сторонних организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы.
Копирование для сторонних организаций документов. полученных от других организаций, производится по согласованию с организациями-составителями.

Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом ограничения доступа периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, а также при подготовке дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) к передаче в государственный архив (для коммерческих организаций при их ликвидации). Решение вопроса о снятии грифа возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются заместитель руководителя организации, курирующего данные вопросы, представители службы делопроизводства. Решение комиссии оформляется составляемым по произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного хранения и долговременного хранения - в государственный архив. На обложках дел с ограниченным доступом гриф погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

Дела ограниченного доступа, переданные организациями в государственные архивы, используются на правах документов ограниченного пользования в соответствии с требованиями Госархива.

Исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т.е. формируются в дела. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела 1 .

Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку .

В организации работы с документами формированию дел должно уделяться самое пристальное внимание и службой ДОУ (ответственным должностным лицом за работу с документами), и руководителями структурных подразделений. От того, насколько соблюдаются правила распределения документов, с которыми закончена работа, в дела, зависит не только поиск нужных для работы документов, но и их сохранность.

В начале календарного года на каждое дело, внесенное в номенклатуру дел, заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор), на корешке которой помещается индекс дела по номенклатуре. Папки устанавливаются на стеллажах (или в шкафах) в соответствии с порядком систематизации дел в номенклатуре. Работа по формированию дел ведется в течение всего календарного года, по мере окончания работы с тем или иным документом он помещается в соответствующую папку. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.

Формирование дел поручается обычно тем же работникам, которые отвечают за хранение дел. При централизованном ведении делопроизводства дела формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления. Это характерно для небольших организаций, в которых за делопроизводство отвечает, как правило, один работник, например секретарь руководителя. В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются и хранятся в службе ДОУ (секретариате руководства, канцелярии).

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения 2 .

При формировании дел, в которые входят различные документы, должны соблюдаться установленные правила :

• в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
• документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
• в дело включается по одному экземпляру каждого документа. При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;
• приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка;
• в дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют:
• - переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);
• - личные дела (формируются в течение всего периода работы работника в организации);
• - дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва);
• - дела с документами учебных заведений (формируются за учебный год);
• - дела с документами театров, характеризующими сценическую деятельность (формируются за театральный сезон), и др.

В дела должны помещаться только исполненные документы, неисполненные запрещается подшивать в папку. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют обычно руководители структурных подразделений. Они принимают от исполнителей документы, проставляют на них отметку об исполнении и передают секретарю подразделения для подшивки. В некоторых организациях инструкцией по делопроизводству право списания документов в дело закреплено за самими исполнителями.

Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел. Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером.

Быстрота поиска необходимой документной информации зависит и от правильной систематизации документов.

Документы внутри дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы.

Для разных видов документов установлены свои правила систематизации.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

В отдельные дела формируют приказы по основной деятельности и по личному составу.

В свою очередь, приказы по личному составу формируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон трудовых отношений (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), подшивают в отдельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации.

Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. По хронологии располагают инициативные документы. Переписка может группироваться также за учебный год, период созыва выборных органов и т.д. в зависимости от специфики деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие группируются отдельно от их проектов. Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных. Плановая и отчетная документация хранится в делах того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени составления или даты поступления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, должен быть помещен в дело 2006 года.

В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. Предложения и заявления граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению группируют отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются по алфавиту фамилий.

В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Соблюдение правил формирования и оформления дел в делопроизводстве позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчают экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

• 1. Дайте определение номенклатуры дел. Какие задачи решает номенклатура дел в делопроизводстве организации?
• 2. Назовите общие правила составления номенклатуры дел.
• 3. Каков порядок заполнения граф номенклатуры дел?
• 4. Какие требования предъявляются к заголовкам дел, содержащих разные виды документов?
• 5. В каком порядке систематизируют заголовки дел в номенклатуре?
• 6. Каковы правила оформления и удостоверения номенклатуры дел?
• 7. Что понимается под «формированием дел»?
• 8. Каков порядок систематизации документов внутри дела, которое содержит распорядительные документы? Протоколы? Переписку?
• 9. Как определяются сроки хранения дел?
• 10. Какие требования должны учитываться при хранении дел и их использовании?

• См.: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 7.
• См.: Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. М.: Росархив, 2002; Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

● включать в дело по одному экземпляру документа;

● помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

● помещать приложения вместе с основными документами;

● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу . Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

● о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

● аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

● изменении фамилии;

● поощрении, награждении;

● оплате труда, премировании, различных выплатах;

● всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

● дежурствах по профилю основной деятельности;

● длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

● о дисциплинарных взысканиях;

● ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;

● дежурствах;

● краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила , утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

● внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

● анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему;

● автобиография, резюме;

● документы об образовании;

● заявление о приеме на работу;

● приказ (распоряжение) о приеме на работу;

● трудовой договор;

● договор о материальной ответственности (при его наличии);

● копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;

● дополнительные соглашения к трудовому договору;

● копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;

● аттестационные листы;

● копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;

● справки о регистрации по месту жительства;

● медицинские справки;

● заявление об увольнении;

● копия приказа (распоряжения) об увольнении.

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Подготовка дел к передаче на хранение

По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Проверка наличия и состояния документов и дел

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации или его структурного подразделения.

Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Порядок выдачи дел и документов

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации. Организация контролирует возврат этих документов.

Е.А. Кошелева,
архивист

Документы после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурой дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все ИПС на документы и издания. Документы в зависимости от производственной необходимости и степени ограничения доступа допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами добавляется указанная отметка об ограничении доступа. Например, (рисунок 10.1).

При включении документа ограниченного доступа в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает отметку ограничения доступа, и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел организации (учреждения).

В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов ограниченного доступа, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела. Например: «Документы «Для служебного пользования».

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов	Срок хранения и статья по перечню	Примечание
	Приказы директора по основной деятельности
01– 03/ДСП	Приказы по основной деятельности
01–25/ ДСП	Журнал регистрации входящих документов

Рисунок 10.1. Вид номенклатуры дел

Срок хранения одного такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия). По окончании делопроизводственного года дело ограниченного доступа просматривается экспертной комиссией организации (учреждения) полистно и, в случае необходимости принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы долговременного и постоянного хранения группируются в отдельное дело, которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел. Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку содержащихся в нем документов.

В дела с документами открытого делопроизводства. в которых по мере накопления материалов сосредоточиваются сведения ограниченного распространения, должны быть отнесены к аналогичной категории. На обложках этих дел также проставляется гриф ограничения доступа. Соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел.

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ПОРЯДОК
формирования, подготовки и передачи дел в архив

Москва

Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов.

1. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

1.1. Основные требования к формированию дел

1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации. 1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: - подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству; - включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения; - группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации; - документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа; - дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см; - запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления). Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

1.2. Группировка различных категорий документов

1.2.1 . Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел. 1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. 1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. 1.2.4 . Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке. 1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.). 1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке. 1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года. 1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

2.1. Основные требования к оформлению дел

2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации. 2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу. 2.1.4. Полное оформление дел предусматривает: - подшивку или переплет документов в дела (п. 2.2); - нумерацию листов в деле (п. 2.3); - составление внутренней описи документов дела (п. 2.4); - составление листа-заверителя дела (п. 2.5); - внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела (п. 2.6). 2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения (до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.

2.2. Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4)

2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед документами подшивается чистый лист бумаги формата А4. 2.2.2. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.

2.3. Нумерация листов в деле (к п. 2.1.4)

2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом. 2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. 2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографии и т.п.) нумеруются как один лист. 2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист. 2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. 2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке. 2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. 2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов. 2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б и т.д.).

2.4. Составление внутренней описи (к п. 2.1.4)

2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляется внутренняя опись. 2.4.2. В необходимых случаях по согласованию с архивом составляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, к которым относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобы граждан и т.п. 2.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме (приложение 1), которая содержит следующие сведения: - порядковый номер документов в деле; - заголовок (краткое содержание) документов; - дата документов; - индекс (регистрационный номер) документов; - номера листов дела, на которых расположен каждый документ. 2.4.4 . Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. 2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

2.5. Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4)

2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела. 2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме (приложение 2). 2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии). 2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: - наличие литерных листов и пропущенных номеров; - номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.). 2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

2.6. Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения (к п. 2.1.4)

2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3 . На обложке дела указываются: - наименование структурного подразделения организации и его подчиненность; - наименование отдела; - номер дела (тома) по номенклатуре дела; - заголовок дела; - дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело); - количество листов в деле; - срок хранения дела. 2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью. 2.6.3. При изменении наименования организации, структурного подразделения (его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее наименование заключается в скобки. 2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертной комиссией) архивной организации *. * Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган) 2.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. 2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела: - для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа; - для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа; - датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено; - датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и отчеты, является год заведения дела. Даты приложения к документам не принимаются во внимание. Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеются документы за ______ год(ы)». 2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела (п. 2.5). 2.6.8 . Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации. 2.6.9 . На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования. 2.6.10 . Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.

3. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

3.1. С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации (структурных подразделений) по месту их формирования. 3.2. Руководители структурных подразделений и специалисты делопроизводственной службы организации, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. 3.3. Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. 3.4. Временное изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации (структурного подразделения) с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и указания причины выдачи подлинника. 3.5. Копии документов, находящихся в делах организации, выдаются сторонним организациям только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации (структурного подразделения). 3.6. Уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение, производится архивом организации в установленном порядке. Самовольное уничтожение служебных документов в структурных подразделениях организации запрещается. 3.7. Специалисты структурных подразделений организации несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов и аккуратное обращение с ними.

4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

4.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив (дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству, а также разделов 1 и 2 настоящего Порядка, составляются описи дел (приложение 4). 4.2. Описи дел составляются отдельно на: - дела постоянного хранения; - дела временного хранения; - дела по личному составу. 4.3. Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Каждое дело (том) вносится под самостоятельным порядковым номером. 4.4. В организации, в каждом структурном подразделении, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. 4.5. При внесении в опись нескольких томов одного дела пишется полностью заголовок первого тома, а все остальные тома обозначаются словами «То же» + номер тома. При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела). На каждом новом листе в описи заголовок воспроизводится полностью. Если заведен только один том дела, то номер тома не указывается в описи. 4.6. Дела в описи систематизируются в соответствии с номенклатурой дел в организации. 4.7. В опись дел делопроизводственной службы организации после заголовков дел включаются регистрационные карточки на входящие и исходящие документы. 4.8. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации. 4.9. Описи дел печатаются в двух экземплярах и подписываются руководителем организации, составителем описи (специалистом делопроизводственной службы) и заведующим архивом организации. 4.10. Один экземпляр описи передается с делами в архив организации, второй экземпляр остается у специалиста делопроизводственной службы организации, ответственного за делопроизводство. 4.11. Графа «Примечание» используется для проставления отметок о приеме дел, особенности их физического состояния, о наличии копий и т.д.

5. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

5.1. В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям (раздел 4 настоящего Порядка). 5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии с настоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством. 5.3. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. 5.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка. 5.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. 5.6. Дела сроком хранения до 10-ти лет включительно хранятся службой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче в архив для уничтожения в установленном порядке. 5.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделения организации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.

6. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронный документ - это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере. Создаваемые в деятельности организации электронные документы подлежат передаче в установленном порядке на архивное хранение. Архивы организаций осуществляют прим электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются как отдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а также документы в составе фондов организаций или физических лиц - источников комплектования архива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать. 6.2. Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическая служба. 6.3. Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются: - наличие в архиве аппаратно-программного оснащения для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачей информации по каналам связи; - обеспечение доступа к информации по установленным категориям пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм); - обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих их утрату или искажение. Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителей электронных документов. Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение и обращение. 6.4. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате их экспертизы. На начальном этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведения собственно экспертизы электронных документов. Экспертиза электронных документов проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации; применяется в комплексе система общих и специальных критериев. Устанавливается видовой состав документов, проводится экспертиза их содержания, определяются требования к жизненным циклам документированной информации, осуществляется экспертная оценка технического состояния документов. Отбор электронных документов производится на основе «Перечня типовых документов со сроками хранения, образующихся в деятельности организаций» и «Перечня документов на машинных носителях и автоматизированная база данных (АБД) автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения. 6.5. Электронные документы поступают на архивное хранение вместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных (БД), объем документа (для БД также количество записей). Электронный документ и сопроводительная документация к нему составляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей на архивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений. В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица хранения электронного документа - это комплект носителей (магнитная лента, гибкий магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронного документа и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводится учетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронных документов. 6.6. Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение состоит из следующих этапов: - запись на машинные носители (при необходимости - перезапись на новые носители); - проверка технического состояния; - подготовка сопроводительной документации (сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточной для обеспечения сохранности и использования электронных документов); - непосредственная передача электронных документов в архив организации. 6.7. Сроки временного архивного хранения электронных документов государственной части архивного фонда Российской Федерации в организации в соответствии с постановлением Совета Министров-Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 03.03.93 № 191 определены в 5 лет. Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованию с государственным архивом по описи. Документы временного срока хранения уничтожаются по акту после утверждения описи в установленном порядке.

Приложение 1

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Документов дела

№ ________________

	Заголовок документа	Дата документа	Индекс документа	Номера листов дела

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись расшифровка документов дела подпись подписи Дата

Формат А4 (210х297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

Приложение 2

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______

В деле подшито и пронумеровано _______________ ____________________________________________ (цифрами и прописью) листа(ов), в том числе: литерные листы ______________________________ пропущенные номера __________________________ + _________________ листа(ов) внутренней описи. Наименование должности лица, расшифровка составившего лист-заверитель дела подпись подписи Дата

Формат А4 (210х297 мм)

Форма листа-заверителя дела

Приложение 3

______________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения организации)

_______________________________________________________________________

(наименование отдела)

Опись ______ Ед. хр. ______

ДЕЛО № _____

Том № _________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Начато _____________ г.

Окончено ___________ г.

На ________________ л.

Хранить __________ лет

Форма А4 (210х297 мм)

Форма обложки дела

Приложение 4

ОПИСЬ
документальных материалов ______________________________хранения

(постоянного, временного)

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(отдела, управления)

за _______ год

	Индексы дел	Заголовки единиц хранения (дел)	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хран. и № статьи перечня	Примечание

Всего сдано __________________________ дел (цифрами и прописью) Начальник отдела подпись расшифровка подписи Сдал: наименование должности лица, расшифровка составившего опись подпись подписи Принял: заведующий архивом подпись расшифровка подписи

Формат А4 (210х297 мм)

Форма описи дел отделов

1. Формирование дел. 1 1.1. Основные требования к формированию дел. 1 1.2. Группировка различных категорий документов. 2 2. Оформление дел. 2 2.1. Основные требования к оформлению дел. 2 2.2. Подшивка (переплет) документов в деле. 3 2.3. Нумерация листов в деле. 3 2.4. Составление внутренней описи. 3 2.5. Составление листа-заверителя дела. 4 2.6. Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения. 4 3. Оперативное хранение документов. 5 4. Составление и оформление описей дел. 5 5. Передача дел в архив организации. 6 6. Работа с электронными документами. 7 Приложение 1 Ф орма внутренней описи документов дела. 9 Приложение 2 Ф орма листа-заверителя дела. 9 Приложение 3 Ф орма обложки дела. 9 Приложение 4 Ф орма описи дел отделов. 10