Когда платить командировочные расходы. Как оплачиваются командировочные

В местных локальных актах также прописываются все суммы, которые выплачиваются сверх необходимого минимума.

Есть много вопросов, которые должны присутствовать в локальных Положениях о командировках:

Дополнительные нормативы, если их принятие не ухудшит положение командировочных сотрудников по сравнению с действующими нормативами.
Информация с правилами поведения индивидуально для тех, кто отправляется в командировки.
Необходимые , которые предоставляются после командировки.
Алгоритм взаимодействия между сотрудником и его руководителями.
Величина положенных выплат, порядок их перечисления.

Трудовой и коллективный договор могут содержать дополнительные положения, касающиеся командировок.

Общая схема оплаты командировочных

Основание для получения дополнительных выплат – перерасчёт сумм, которые были выделены ранее.

О конкретных днях, их оплате

Время по оплате суточных рассчитывают, опираясь на документы вместе с авансовым отчётом. В счёте гостиницы легко найти информацию по датам приезда и отъезда, периоду проживания. Такую же функцию выполняют проездные документы.

Суточных происходит по отдельным дням командировки. Это значит, что в расчёт берутся только дни, фактически проведённые в месте пребывания.

Что касается оплаты на среднем уровне, то она считается по графику времени работы. Заполняет такой график только принимающая сторона.

Рассчитываем средний заработок

В данном случае действия выполняются в последовательности, определённой нормативными актами:

Итоговая величина по рассчитывается по предыдущим 12 месяцам, предшествующим командировке.
Если есть отчисления, не входящие в заработную плату – их исключают из формулы. Это касается больничных листов, отпусков.
По последним 12 месяцам определяют дни, которые были отработаны фактически. За исключением неявок на рабочее место.
Заработная плата средней величины – результат деления показателя итогового заработка за один год на дни, отработанные за тот же период времени.

О суточных. Учёт рабочего времени

Когда сотрудник прибывает в место командировки, он подчиняется правилам внутреннего распорядка, действующим у принимающей стороны.

Когда сотрудник возвращается, он сдаёт табель учёта рабочего времени. Документ заполняется по месту командировки.

При этом учитывается индивидуальный график работы, составленный для сотрудника на основном месте.

Фиксированные суммы перечисляются таким сотрудникам за каждый день. Это одна из обязательных гарантий.

Для в итог по количеству дней включают следующую информацию:

Каждый день, пока сотрудник находился на рабочем месте. Не исключая выходные и праздники.
Все дни, которые работник был в месте прибытия.

Законодательство устанавливает минимально необходимый размер суточных выплат – он равен 700 рублям. При заграничных командировках выплаты увеличиваются до 2500 рублей.

Руководство на предприятии может выплатить суточные выше, чем установлено по нормам. Главное – чтобы размеры доплат были закреплены в локальных актах. По использованным суточным командировочные сотрудники не отчитываются.

Расходы. Как правильно возмещать?

Денежная предполагается только расходам в разумных пределах, при наличии документального подтверждения. Кроме того, возмещение выплачивается и на расходы, заранее не расписанные. В таком случае важно подтвердить возникшую в них необходимость.

Кассовые листы и чеки АЗС предъявляются в ситуации с использованием личного транспорта. Если в путешествиях командировочный сотрудник пользовался другими средствами передвижения, предъявляются соответствующие билеты.

Отдельная статья на оплату питания в перечнях расходов отсутствует. Подобные расходы относятся к группе так называемых «суточных».

Нет установленных нормативов и в отношении жилья, которое снимается во время командировки. Но есть одно условие, важное для данной группы расходов – экономическая выгода. Даже страховой сбор может быть принят к оплате. Хотя его нет в обязательных расходов, но это вложение учитывается при расчёте налоговых сборов. Что касается возмещения стоимости багажа – то это вопрос чисто индивидуального характера.

Каждый случай рассматривается индивидуально, с учётом производственной необходимости, экономической выгоды решения.

А у меня вопрос, какими образом оплачиваются командировочные в поездках зарубеж. Ведь там расходы на порядок больше и расчет по идее тоже должен быть другим. По работе часто приходится ездить в Польшу.

У нас на работе бывают поездки меньше суток, они не считаются командировкой. Это правильно или нет? Иногда работать в такие дни приходится больше часов, чем обычно, именно из-за дороги, но это никак не компенсируют, потом, мол, будете отпрашиваться пораньше и вас отпустят.

Я по профессии бухгалтер, поэтому могу сразу сказать что поездки меньше суток все равно считается командировочным днем, выплачиваются суточные за день, а также оплачиваются поездные билеты. Заработная плата за этот день оплачивается по среднему, а в табеле ставиться отметка об командировочном дне. «Отгулы» предоставляют только если человек был в командировки в выходной день. Поэтому, Лариса, ваша бухгалтерия нарушает инструкцию за что может быть спокойно оштрафована проверкой.

Отправка сотрудника в командировку и правильное начисление ему суточных за время пребывания в ней является важным аспектом бухгалтерской деятельности. Сумма суточных, период оплаты, необходимость (или отсутствие таковой) расчета на доходы работников, полученных в связи с командировкой, и страховых взносов – все это вопросы, требующие однозначных ответов, незнание которых может привести к большим неприятностям. Из данной статьи вы узнаете, какие особенности имеют суточные в 2016 году и на что в первую очередь следует обращать внимание при их начислении.

В статье рассматриваются следующие моменты, связанные с выплатой суточных командированному работнику:

понятие суточных и особенности их начисления в 2016 году;
суточные и НДФЛ – считать ли выданные за командировку суточные доходом, полученным работником и, соответственно, начислять ли на них НДФЛ, а если да, то когда это делать;
суточные и страховые взносы – нужно ли начислять на сумму суточных такие же страховые взносы (пенсионные, медицинские), какие начисляются на заработную плату сотрудника.

Работодатель, отправляя сотрудника в служебную командировку, обязан сохранить ему средний заработок и компенсировать следующие затраты, связанные с поездкой (ТК РФ Ч.1, статья 168):

расходы на проезд (авиа, ж/д и т.п. транспорт);
расходы на проживание (затраты на гостиницу, хостел, гостевой дом и т.п.);
расходы на различные нужды, возникшие в связи с пребыванием сотрудника не дома, то есть вне постоянного места жительства (на питание, на отдых и т.п.)

Расходы на иные нужды и называются «суточные».

Вопрос, что такое суточные в российском законодательстве освещен недостаточно четко.

Согласно Трудовому кодексу РФ суточные – это любые возникающие у работника расходы, связанные с тем, что он вынужден находиться вне места своего постоянного нахождения. Более подробного разъяснения нет.

Чуть более широкую трактовку понятия суточные можно вывести из Определения Верховного суда РФ (№КАС05-151 от 26.04.2005). Согласно Определению, работодатель может компенсировать расходы не только связанные с работой сотрудника не в своем городе и не на своем рабочем месте, но и те расходы, которые у него возникают в связи с тем, что ему приходиться жить не у себя дома, а в чужом месте.

Последний момент – «проживать не дома» – и связанные с ним нюансы, оказывающие существенное влияние на сотрудника, которого фирма отправила в командировку, рассмотрены в Трудовом Кодексе (ст. 168). Работник, выполняющий определенную работу по поручению фирмы и по этой причине вынужденный находится в чужом жилом помещении (снимать его, арендовать, оплачивать гостиничный номер) и не имеющий возможности вернуться в свое собственное жилье, имеет право на компенсацию. Организация, отправившая его в командировку, чье поручение он выполняет, обязана обеспечить ему не только приемлемые условия труда, но также и отдыха. В том числе она должна удовлетворить и его бытовые нужды (в том числе и в питании).

Суточные в нетипичной (однодневной) командировке

К любой командировке независимо от того, является она однодневной или многодневной, применяются одни и те же правила: работнику должна выплачиваться средняя заработная плата, он должен получить компенсацию всех расходов, связанных с его поездкой, а также любых других расходов, сделанных с ведома и разрешения работодателя. А вот суточные в этой ситуации являются исключением – их выплата работнику в случае отъезда его по служебным делам мене, чем на одни сутки, не полагается.

Эта ситуация обговаривается в Положении о командировках (пункт 11). В соответствии с этим Положением большинство работодателей предпочитает не выплачивать суточные, если работник выезжает по служебным делам менее чем на 24 часа и не ночует там, куда он выезжает, а возвращается для этого домой.

Однако по этому вопросу может быть и другое мнение. Так в Постановлении Верховного суда РФ №4357/12 от 11.09.2012 сказано, что выплата суточных не должна зависеть от продолжительности пребывания работника вне его места жительства. Соответственно, выплата суточных за менее, чем 24-часовую командировку возможна. Правда, суд, ориентируясь на статью Трудового Кодекса также проговорил, что такую выдачу денежных средств работнику нельзя в полной мере считать суточными, они должны относится к затратам (ТК РФ ст. 167 и 168 ТК РФ), включающим компенсацию иных расходов, возникающих по причине выезда работника в командировку в связи с производственными нуждами фирмы. Однако как бы они не назывались, суть их в бухгалтерском учете остается той же, что и у суточных: их выплата работнику может не сопровождаться начислением НДФЛ, если они не превышают определенные законодательством нормы выплат, которые может сделать организация при отсутствии документов, подтверждающих сделанные работником расходы. Эти нормы составляют:

700 руб. за выезды по России;
2500 руб. за выезды за пределы России.

Если же командированный сотрудник может предоставить документы, подтверждающие затраты в больших размерах, то их можно не только учесть полностью, но и не удерживать с них НДФЛ. Подробнее на эту тему можно почитать в письме Минфина России № 03-04-07/6189 (от 01.03.2013).

Суточные в пределах норм и НДФЛ

В 2016 году работодатель вправе заплатить сотруднику суточные в виде любой суммы, которую он сочтет подходящей (в соответствии с внутренними нормативными документами). Однако если эти выплаты превысят размеры, определенные законодательством, они будут считаться доходом работника и подпадут под требование начисления НДФЛ.

Максимальные размеры выплат, когда с суточных не нужно удерживать НДФЛ, определены в Налоговом кодексе РФ (статья 217, пункт 3) и в письме Министерства финансов России (№ 03-04-06/6394 от 04.03.2013г.):

при командировках по России фирма, не начисляя НДФЛ, имеет право платить по 700 руб. в день;
при нахождении работника за рубежом сумма, не облагаемая НДФЛ, намного выше. Она составляет- 2500 руб. в день. Ведь затраты на питание и иные бытовые расходы за пределами России намного выше, чем в пределах ее границ.

Никаких документов о видах расходов и потраченных на них сумм, произведенных в пределах определенных законодательством денежных показателей, не требуется. А вот для освобождения работника от налогообложения в случае выплаты ему суточных в суммах, больших, чем нормы, установленные законодательством РФ, подтверждение сделанных расходов является обязательным.

Сверхнормативные суточные и НДФЛ

Выдача суточных сверх определенных законодательством нормативов, которые согласно Налоговому Кодексу РФ составляют 700 руб. при поездках в пределах страны и 2500 руб. при работе за границей, облагаются НДФЛ. Но удерживать этот налог в момент выдачи средств организация не имеет права. Ведь неизвестно в каком объеме будут использованы деньги, полученные работником. Затраты его могут оказаться как меньше (если работник экономил или вернулся из поездки раньше запланированного срока), так и больше (например, в случае возникновения необходимости потратить дополнительные деньги на какие-то потребности организации или если ему придется задержаться в поездке).

Поскольку деньги, выдаваемые сотруднику, до их траты и предоставления данных об этом в авансовом отчете не являются полученной им экономической выгодой, то и начисление НДФЛ на них в момент выплаты неправомерно.

Потому последовательность действий в случае начисления НДФЛ, связанного с выплатой суточных, должна быть следующей:

получение авансового отчета от работника, вернувшегося из командировки, и подсчет точной суммы дохода, подлежащего налогообложению;
начисление НДФЛ;
удержание НДФЛ, рассчитанного от суммы, выданной работнику в качестве дополнительного дохода.

Такой порядок начисления и удержания НДФЛ основывается на статьи 226 НК РФ.

Суточные и страховые взносы

Подсчет суточных, не превышающих нормативы (700 руб. в день в России и 2500 руб. в день за рубежом) – это та ситуация, когда суточные не облагаются страховыми взносами. При этом, чтобы не возникло проблем с налоговой, Пенсионным фондом и ФСС, фирме необходимо прописать правила их начисления в любом внутреннем нормативном документе компании (например, в коллективном трудовом договоре).

Что касается суточных, превышающих норматив, то на них страховые взносы начисляются. Однако однозначным это утверждение является только по отношению к обычным командировкам, длящимся более 24 часов. А вот по поводу однодневных командировок существует две противоположных мнения:

да, взносы нужны – мнение ФСС РФ;
нет, взносы не нужны – мнение ВАС РФ от 14.06.2013. Это утверждение основывается на том, что суточные, получаемые работником за пребывание в командировке, не являются его доходом. Они лишь компенсируют неудобства, доставляемые ему поручением фирмы. Соответственно, начисление на них взносов является неправомерным.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Расчет суточных при командировках в 2016 году

При направлении работника в служебную командировку каждый работодатель обязан выплачивать такому работнику суточные. Как выполнить расчет суточных при командировках в 2016 году без ошибок и с учетом последних нововведений, вы узнаете из настоящей статьи.

Понятие суточных

Под суточными в трудовом законодательстве РФ понимается такой вид командировочных расходов работника, которые он несет во время служебной командировки в связи с проживанием вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ). По своей правовой природе выплачиваемые работодателем суточные служат компенсацией работнику тех дополнительных затрат, которые неизбежно возникают у работника, поскольку он находится вне своего постоянного места жительства. Для того, чтобы понять, как считаются суточные в командировке, необходимо изучить нормы, предусмотренные Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).

За какой период начисляются и выплачиваются суточные в 2016 году?

За каждый день, когда работник по заданию руководства был в командировке, сотруднику начисляются и выплачиваются суточные (абз. 3 п. 11 Положения). При этом в оплачиваемый период входят не только те дни, в течение которых работник выполнял задание руководителя, но и иные периоды, предусмотренные законодательством. К числу дней, за которые выплачиваются суточные, относятся:

дни, затраченные работником для проезда к месту командировки (включая время, когда работник по обстоятельствам, от него не зависящим, был вынужден произвести остановку в пути);
выходные и нерабочие праздничные дни;
период нетрудоспособности сотрудника, наступившей в период служебной командировки, если работник по состоянию своего здоровья не мог вернуться из места командировки к месту своего жительства (п. 25 Положения).

Суточные не подлежат оплате также и в тех случаях, когда работник, исходя из имеющихся транспортных условий и характера порученной ему в командировке работы, может возвращаться к месту своего жительства каждый день (п. 11 Положения). Необходимо отметить, что, по мнению Минтруда России (письмо от 28.11.2013 N 14-2-242 ), выплата суточных при однодневных командировках будет считаться нарушением трудового законодательства РФ, даже если работодатель предусмотрел выплату суточных в этих случаях в локальном нормативном акте.

Каков размер суточных при командировках в 2016 году?

Размер суточных устанавливается работодателем в порядке, определенном трудовым законодательством. При этом в зависимости от того, за счет каких средств (из какого источника) финансируется организация-работодатель, порядок установления величины суточных регулируется по-разному:

Федеральные органы государственной власти, внебюджетные фонды РФ федеральные государственные учреждения.

Суточные для работников данных учреждений и организаций при командировках по территории нашей страны и за рубежом устанавливаются Правительством РФ (ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ). Пунктом 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 размер суточных определен в размере сто рублей за каждый день командировки. Суточные сверх вышеуказанного размера могут выплачиваться данными организациями и учреждениями за счет имеющейся у них экономии средств федерального бюджета (п. 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). Расчет суточных при командировке за границу вышеуказанных работников производится на основании конкретного размера суточных, установленных постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 , в зависимости от того, в какую страну направляется работник.

Органы государственной власти субъектов РФ, территориальные фонды обязательного медицинского страхования, региональные государственные учреждения, органы местного самоуправления, муниципальные учреждения.

В отношении работников данных учреждений и организаций расчет суточных при командировке внутри России и за рубежом производится исходя из величины, установленной нормативными правовыми актами органов власти субъектов РФ и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ч. 3 ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Внебюджетные организации и индивидуальные предприниматели.

Размер суточных, подлежащих выплате работникам, занятым у данных работодателей, определяется в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ч. 4 ст. 168 Трудового кодекса РФ). Обратите внимание, что действующее законодательство о труде не устанавливает максимальный размер суточных, подлежащих выплате сотрудникам внебюджетных организаций и индивидуальных предпринимателей. В данном случае все зависит от финансовых возможностей каждого отдельного работодателя.

Важным при установлении размера суточных является то, что налоговое законодательство РФ устанавливает предельные размеры суточных, не облагаемых налогом на доходы физических лиц. Указанный предельный размер суточных составляет не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по территории нашей страны и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за рубежом (абз. 12 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Как рассчитать командировочные расходы (в части суточных) при служебных командировках за границу?

Трудовое законодательство РФ устанавливает определенные особенности оплаты суточных при направлении работника в служебную командировку за границу.

В случае, когда сотрудник по заданию руководства командируется в организацию, находящуюся за рубежом, время в пути оплачивается следующим образом: за время проезда по территории России оплата суточных производится в том же размере, что и суточные при командировках по территории РФ (абз. «а» п. 17 Положения), а за время проезда вне России — в размере, установленном для оплаты суточных при загранкомандировках (абз. «б» п. 17 Положения).

День пересечения государственной границы РФ оплачивается по-разному в зависимости от того, выезжает ли командированный сотрудник с территории РФ или, наоборот, возвращается в Россию из командировки. Суточные за день въезда сотрудника в РФ оплачиваются в рублях РФ, а суточные за день выезда из РФ — в иностранной валюте (п. 18 Положения). Дата въезда/выезда работника с территории РФ устанавливается по отметкам пограничных органов в паспорте. Для того, чтобы определить, как рассчитать суточные в командировке в страны ближнего зарубежья (СНГ), на границе с которыми пограничные службы не делают отметки о пересечении границы, необходимо исходить из правила, указанного в п. 19 Положения , согласно которому дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным билетам.

В отличие от запрета на оплату суточных при однодневных командировках по территории нашей страны при загранкомандировках суточные подлежат оплате, но в размере, ограниченном действующим законодательством. В частности, если сотрудник, направленный в служебную командировку за рубеж, возвращается в этот же день на территорию РФ, то суточные оплачиваются работодателем в размере 50% от размера суточных, установленных при командировках за рубеж (

Сотрудникам различных компаний в связи с их профессиональной деятельностью периодически приходится отправляться в деловые поездки. Несомненно, командировки влекут за собой определенные расходы. И тут возникает вопрос: как будет происходить возмещение командировочных расходов. В данной статье мы подробно рассмотрим, как же всё-таки оплачиваются командировочные.

Состав командировочных расходов

При направлении работника в деловую поездку, его руководство обязано произвести оплату командировочных расходов. Под эти выплаты попадают следующие пункты:

Заработная плата за все дни командировки (учитываются так же дни, проведенные в пути).
Проезд к месту командирования и обратно (учитываются все виды транспорта, кроме такси, комиссия за бронирование билетов, а также страховые взносы за страхование пассажиров).
Жилищные расходы (номер в гостинице либо аренда квартиры).
Суточные выплаты (кроме тех ситуаций, когда командировки однодневные или у сотрудника имеется возможность ежедневно возвращаться домой).
Прочие расходы, произведенные по согласованию с руководством и подтвержденные чеками.

При направлении работодателем сотрудника в деловую поездку, ему выдается аванс, включающий в себя суточные, а также фиксированные расходы. По возвращении на основании отчетов производится перерасчет, по итогам которого либо сотруднику выплачивается перерасход, либо он вносит остаток на счет организации.

Оплата труда за дни поездки начисляется вместе с заработной платой за отработанные дни на основном месте работы.

Расчет командировочных

За рабочие дни, проведенные сотрудником в командировке, ему начисляется так называемый средний заработок за время командировки, который рассчитывается по формуле:

З=ЗП рп /Д рп *Д ком

где З — средний заработок за рабочие дни, проведенные в поездке;
ЗПрп — выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка в расчетном периоде;
Дрп — суммарное количество рабочих дней за расчетный период;
Дком — общее количество дней, отработанных за время командировочной поездки.

Данный расчет является элементарным и, при желании, сотрудник спокойно может рассчитать объем положенных ему выплат. Стоит учесть тот факт, что в качестве расчетного периода принимается период, равный двенадцати месяцам, предшествующим назначению командировки. Если же сотрудник состоит на службе меньше года, то берется период с первого дня работы до последнего календарного дня месяца, предшествующего началу командировки.

Еще одним немаловажным фактом является то, что со среднего заработка в командировочный период наравне со стандартной заработной платой удерживается налог на доходы физических лиц, а также все положенные страховые взносы.

Так же при направлении в командировку работодатель обязан возместить сотруднику расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства. Суточные начисляются, как за рабочие дни, так и за выходные и праздничные дни, а также за дни, проведенные в пути.

Конкретный размер суточных устанавливается руководством направляющей организации в соответствующем локальном нормативном акте. При этом суточные при командировках на территории Российской Федерации и за рубежом прописываются отдельно.

Однодневная командировка

Стоит обратить внимание на тот факт, что при направлении сотрудника в однодневную командировку (при совпадении дат отбытия и прибытия):

Суточные не выплачиваются при командировке на территории Российской Федерации.
При командировке за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы суточных при командировке за рубеж.

Законодательством Российской Федерации размер суточных не нормируется, однако в налоговом кодексе указан размер суточных, не облагаемых налогом на доход физических лиц. Так, при командировке на территории России налог не удерживается с суточной суммой до 700 рублей, а при заграничной командировке — до 2,5 тысяч рублей в сутки. Данный нюанс регулируется третьим пунктом статьи 217 налогового кодекса Российской Федерации.

Осталось лишь сказать о так называемых прочих командировочных расходах. Сюда относятся расходы на проживание, дорогу, а также иные затраты, согласованные с руководством организации.

Как и в случае с суточными, порядок выплаты прочих расходов должен быть зафиксирован в локальном нормативном акте. Для подтверждения данных расходов работник, по возвращении из командировки, обязан предоставить в бухгалтерию отчет, подтвержденный документами (чеками, выписками, накладными, проездные билеты).

В трудовом кодексе Российской Федерации перечень расходов, компенсируемых работнику, является открытым, поэтому в качестве прочих расходов могут быть компенсированы практически любые затраты, предусмотренные локальным актом о расчете командировочных выплат и/или согласованные с работодателем. Так же в данном акте руководство имеет право предусмотреть порядок выплат расходов, не подтвержденных документами.

Однако далеко не все прочие расходы избавлены от обложения НДФЛ. Полный список подобных расходов, который является закрытым (недоступным для корректировки) представлен в третьем пункте статьи 217 НК РФ.

На основании данной статьи можно сделать вывод, что организация, направляющая сотрудника в деловую поездку, обязана компенсировать ему практически все расходы, необходимые для выполнения сотрудником поставленной задачи.