Краткая характеристика документов, созданных разными способами документирования. Понятие информации, понятие документа Понятие информации, понятие документа
·копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть. Копия документ; не имеет юридической силы.
·оригинал - первый, подлинный экземпляр документа,
Выписка из документа - заверенная копия части документа.
8. По степени гласности:
· открытые - несекретные,
· с ограниченным доступом. Документы по личному составу требуют особой тщательности при оформлении и ведении, так как они подтверждают трудовой стаж работников. Необходимо обеспечить их сохранность на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.
9. По срокам исполнения:
· срочные - в тексте документа, либо в резолюции указан срок исполнения. Для контроля за исполнением срочных документов в ООО «Атек» ведётся Журнал контроля.
· несрочные - срок исполнения не указан.
10. По происхождению:
· служебные (официальные) - затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке,
· личные - касающиеся интересов конкретного лица (например, жалоба). Граждане России имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам. Руководители организаций несут персональную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан. В ООО -«Атек», к примеру, могут поступать жалобы о грубом обращении официантов с посетителями ресторана. Такая жалоба содержит просьбу о восстановлении нарушенных прав и интересов граждан, критику в адрес работников фирмы в результате необоснованных действий из-за которых произошло нарушение. К личным документам также относятся заявление (документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан), предложение (документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы предприятия и рекомендуются пути и способы решения поставленных задач, например, предложение по проведению мероприятий для снижения процента бракованной продукции на 2009 год, где заместитель директора по производству рассматривает стоящие перед предприятием проблемы и их рациональное решение).
В процессе деятельности ООО «Атек» получает и создаёт большое количестве документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при их чёткой классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.
документ классификация распорядительный
Заключение
Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются в течение длительного времени для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Документы лежат в основе большинства управленческих решений, являются их материальным воплощением, обеспечивая их юридическую силу и тем самым способствуя их исполнению. Информационные процессы являются в настоящее время одной из составляющих развития современного общества, воздействуя на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Между тем, большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.
Делопроизводство является основной частью управления. Работники сферы управления более половины рабочего времени тратят на работу с бумагами предприятия поэтому необходима классификация для обеспечения оперативности работы с документами.
Используя понятие о функциях и классификации документов, можно систематизировать и конкретизировать знания о документации предприятия, сформулировать структуру их движения в сфере управления.
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.
ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:
Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В ГОСТ ИСО 15489-1-2007
Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Сущность, признаки и свойства документа
Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .
Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Реквизиты документа
Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.
В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.
Формуляр документа
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.
Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.
Классификация документов
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по происхождению:- личного происхождения;
- официальные.
Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.
Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.
Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности .
Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):- Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
- Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
- Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
- Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
- Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
- Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
- Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
- Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
- Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
- Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
- Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.
Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:- входящие (поступившие в организацию);
- исходящие (отправляемые из организации);
- внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
- Совокупность этих документов образует организации.
- простые;
- сложные.
Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, постановления, решения, регламенты, инструкции).
По ограничению доступа документы разделяются на:- секретные;
- для служебного пользования;
- несекретные (простые).
Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».
Виды документов по способу изложения текста:- индивидуальные;
- трафаретные;
- типовые.
В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.
В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).
Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.
Постепени подлинности документы делятся на:- подлинники (оригиналы);
- копии;
- дубликаты.
Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий . Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).
Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».
;См. 6 вопрос.
9. Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность.
Оригинал -1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Подлинник -первый и единичный экземпляр официального документа. Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа.
Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией.
10. Понятие «оригинал», его признаки, характеристика оригиналов документов на различных носителях информации. Умноженные оригиналы.
Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как правило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведения подлинников в целях их размножения являются копиями. В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость создания«умноженных» оригиналов, т. е. оригиналов, составляемых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу (договоры, акты).
11. Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Фальсификация документов.
Подлинник -первый и единичный экземпляр официального документа. Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы; или подлинный документ с частично измененными реквизитами. Документ может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п.
Документ может быть частично фальсифицированным. Это документ: подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания); подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержания); подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени создания, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсификация состава бланка)
12. Понятие «копия». Виды копий. Юридическая сила копий.
Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.
По способам изготовления копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, худ.особенности оформления реквизитов, их расположение.Т акую копию можно изготавливать с помощью средств орг.техники, типографическим способом. Свободная копия может быть изготовлена рукописным и машинописным способом, она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не точно воспроизводить его внешние признаки. Также копии бывают след.видов: полная, выписка, отпуск.
Копии обретают юридическую силу после процесса их заверения.
13. Структура документа. Понятие «реквизит», виды реквизитов.
Структура документа -информация о его логическом разделении. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами. Реквизит -обязательный элемент оформления официального документа(наименование документа(вид), автор, адресат, текст, дата и т.п.)
Реквизиты бывают постоянными(те, которые всегда присутствуют на документе:01,02,03,04,05,06,07,08,09), обязательными(те,которые обеспечивают юр.силу док-та и присутствуют на любом виде ОРД:08,11,12,18,20,22), дополнительными и переменными.
14. Понятие «формуляр документа», особенности состава формуляра документов на различных носителях информации. Индивидуальный, типовой формуляр, формуляр-образец, их характеристика и назначение.
Формуляр документа -набор реквизитов официального письменного док-та, расположенных в определенном порядке.
Индивидуальный формуляр -формуляр конкретного документа.
Типовой формуляр -формуляр, характерный для конкретного вида документов, характеризующийся определенным количеством реквизитов, расположенных в строгом порядке.
Формуляр-образец -модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной информацией определяют необходимую площадь с учетом максимального набора знаков при их написании. формуляр определяет площадь рабочего и служебного полей.
Рабочее поле - место в документе, где располагают реквизиты.
Служебное поле - место в документе, которое не занято реквизитами за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.
Формуляр-образец строят на основании конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора (количество печатных знаков), а по горизонтали - интервалы (расстояние между основаниями смежных строк).
При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора пишущей машинки (п./машинки). Они приведены ниже в таблице.
0 - граница левого поля (13 печатных знаков);
1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля (18 знаков);
2 - после 16 печатных знаков (29-е деление на линейке п./машины);
3 - после 24 печатных знаков (37-е деление на линейке);
4 - после 32 печатных знаков (45-е деление на линейке);
5 - после 40 печатных знаков (53-е деление на линейке);
6 - после 48 печатных знаков (61-е деление на линейке);
7 - после 56 печатных знаков (69-е деление на линейке).
15. Понятие «унифицированная система документации». Краткая характеристика действующих унифицированных систем документации: организационно-распорядительной, отчетно-статистической, первичной учетной финансовой и др.
УСД -система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:
· унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)(является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии; применение УСОРД регламентируется ГОСТом Р.6.30-97);
· унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
· унифицированная система отчетно-статистической документации(Документация по статистике национальных счетов и
экономических балансов.
Документация по статистике научно-технического потенциала
и инновационного прогресса.
Документация по статистике труда.
Документация по статистике материальных ресурсов.
Документация по статистике финансов.
Документация по социальной статистике.
Документация по статистике промышленности.
Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок
сельскохозяйственной продукции.
Документация по статистике капитального строительства.
Документация по статистике внешнеэкономических связей.
Документация по статистике потребительского рынка и его
инфраструктуры.
Документация по статистике транспорта и связи.
Документация по статистике наблюдения и регистрации
изменения цен и тарифов);
· унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
· унифицированная система документации по труду;
· унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
· унифицированная система внешнеторговой документации.
Подлинный документ - это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения- Подлинник официального документа- первый или единичный экземпляр официального документа..Нередко параллельно с термином «подлинник» используется термин «оригинал»
Оригинал - уникальный документ, но бывают и так называемые «умноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Вместе с появлением документов возникла потребность повторять текст, в результате чего стали создаваться копии ..В настоящее время под копией понимается «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»" 1 .
Оригинальность и подлинность документа Традиционное делопроизводство обычно имеет дело с официальными документами. Официальный документ– документ, созданный
Организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается
лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных
обязанностей. Подлинник официального документа в переводе
с латинского означает «достоверный, действительный» – первый или единственный экземпляр официального документа.
Необходимо различать понятия «подлинник официального документа» и «подлинный документ». Последний понимается
Как документ, сведения о времени и месте создания или об авторе которого, содержащиеся в самом документе или выявленные каким – либо путем, соответствуют действительности; то есть всякий подлинник официального документа является подлинным документом,но не всякий подлинный документ– подлинником официального документа. Чтобы оригинал официального документа стал подлинником,
Он должен быть составлен на бланке согласно установленной
форме, иметь удостоверяющие реквизиты (подпись и иногда печать), дату и индекс. Среди подлинников различают автографы– документы, переписанные или правленые (после перепечатки) рукою автора. В качестве синонима слова «подлинник» иногда употребляется термин «оригинал», хотя по
своему смыслу определение «подлинник» (достоверный, действительный) имеет иное значение, чем то, которое вкладывается в понятие «оригинал» (самобытный, первоначальный). Оригиналы– документы, впервые созданные
каким-либо индивидуальным или коллективным автором. В процессе создания они могут иметь несколько редакций или вариантов; оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. По внешнему виду
оригиналы могут быть: черновыми– рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его
текстом;беловыми– рукописный или машинописный документ,
текст которого переписан с чернового или написан без помарок
и исправлений. Слово «оригинал» происходит от латинского
«originalis», что означает первоначальный, самобытный. Оригиналы– документы, впервые созданные каким-либо
Нередко оригиналы составляются в двух и более экземплярах.
Такие оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. По внешнему виду оригиналы текстовых документов могут быть беловиками или черновиками. Черновик– рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом. Черновик отражает работу автора над его текстом. Беловик– рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений.
Беловик– это последняя, переписанная или перепечатанная редакция документа. Понятие «копия», как указывает происхождение этого слова (от лат, с opia – множество), связано с размножением документов, повторением документа
Любого вида. Копия документа– документ, воспроизводящий
Информацию другого документа и все его внешние признаки
Или часть их. С развитием современной техники передачи документов на расстояние связано появление двукратных оригиналов и копий документов. Признак уникальности сохраняется также за документами, полученными не текстовыми способами документирования. Для чертежей оригиналом считается первоначальный набросок на ватмане и
Чертеж на кальке. Оригиналом фотодокумента являются негативы, фонодокументов – первоначальная запись звука, т.е.
Матрица граммзаписи, валики фонографа, ленты электрической и магнитной записи. Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия». Прежде
всего, копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка– это копия части документа (выписка из приказа, выписка из протокола); отпуск– это копия отосланного документа. Понятие
«отпуск» – чисто канцелярское и применяется только в делопроизводстве. Копии по способом получения делятся на
Ручные и автоматические. Ручные получаются при переписке оригинала от руки или перепечатке на пишущей машинке. Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии» и т.п. Копии разделяются в зависимости от способа удостоверения на: нотариальные копии
Официально заверенные копии, простые заверенные копии, незаверенные копии. Особый вид копий– дубликат. Это копия,
Имеющая юридическую силу подлинника. Дипломатические копии– их название происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину,
Изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т.д.). Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его
Юридической силой. Беловой документ- это рукописный или
Машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность(об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа- это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Копия документа- это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть ux*. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально
Заверенные копии или дубликат документа- повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который
Обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.). Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии
С законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном
законодательством
Фальсификация документов
Понятие фальсификации документов в уголовном праве является родовым понятием, обозначающим изготовление подложных документов с помощью полной фальсификации документа (изготовления либо подбора всех составных частей документа: бланка, носителя информации, текста, печатей, подписей, штампов) либо фальсификации отдельных его элементов.
фальсификация документов может быть как самостоятельным преступлением, так и способом совершения другого преступления. Самостоятельными преступлениями, совершаемыми путем фальсификации документов, являются, например, фальсификация избирательных документов и документов референдума (ст. 142 УК РФ*), изготовление либо сбыт поддельных ценных бумаг или денег(ст. 186), изготовление либо сбыт поддельных расчетных или кредитных карт и других платежных документов (ст. 187), служебный подлог (ст. 292), фальсификация рецептов или других документов, которые дают право на получение наркотических средств либо психотропных веществ (ст. 233), фальсификация, изготовление либо сбыт штампов, поддельных документов, печатей, государственных наград, бланков (ст. 327). фальсификация документов может быть совершена, например, в случае неправомерных действий при совершении налоговых преступлений, при банкротстве, и т.д.
В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.
Беловой документ - это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
ниже реквизита "подпись" проставляется надпись "Верно";
проставляется его личная подпись;
делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
указывается дата заверения;
проставляется печать.
Например:
Инспектор службы кадров отдела кадров Левченко Т.С. Левченко
Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.
Алгоритм создания текста документа. Общие требования к тексту документа. Элементы текста: заголовок, приложения, требования к их оформлению. Унификация текста. Лингвистические особенности текстов служебных документов.